Prieš pradedant duomenų atvėrimą, kiekviena įstaiga turėtų
paskirti įstaigos atstovą, atvirų duomenų koordinatorių, kuris turėtų būti registruojamas atvirų duomenų portale.
Paskyrus įstaigos atstovą ir atstovui užsiregistravus Portale, sekantis žingsnis būtų preliminari įstaigos valdomų duomenų inventorizacija. Atliekant preliminarią inventorizaciją įstaigos paskirtas atstovas turėtų peržiūrėti įstaigos veiklos nuostatus ir įvertinti, kokius duomenis įstaiga privalo kaupti, apžvelgti įstaigos valdomas informacines sistemas ir parengti preliminarią atvirų duomenų inventorizaciją. Preliminarią inventorizaciją patogiausia atlikti naudojantis Portalo administravimo sąsaja, kuri yra suteikiama kiekvienam įstaigos paskirtam atvirų duomenų koordinatoriui. Tačiau galima užpildyti ir
lentelę, kurią vėliau bus galima importuoti į Portalą.
Sekantis žingsnis būtų detali inventorizacija, kurios metu būtų aprašoma detali kiekvieno duomenų rinkinio duomenų struktūra. Duomenų struktūros aprašomos pildant
standartinės formos lenteles, kurios vėliau bus naudojamos automatizuotam duomenų atvėrimui ir publikuojamos Portale, prie duomenų rinkinių.